OZG, DSGVO und die Digitalisierung: Kommunen im Wandel? Podcast mit Bürgermeister Marian Schreier

OZG, DSGVO und dann auch noch der Ruf nach Digitalisierung? Auf Kommunen und kommunale Verwaltungen kommen aktuell diverse Herausforderungen zu. Eines steht fest: Die Welt wird nicht einfacher werden – im Gegenteil! Wie bekommen Kommunen die Vielzahl von neuen Anforderungen unter einen Hut? Wie müssen sich Kommunen heute aufstellen? Von welchen Erfahrungen kann man profitieren?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich große wie kleine Kommunen der Digitalisierung stellen können und welche Möglichkeiten und Tools es für Kommunen in Baden-Württemberg gibt, mit aktuellen und zukünftigen Verwaltungsprozessen strukturiert und zukunftsweisend zu arbeiten.

Podcast

In unserem Podcast „Lösungen für Projekt- und Prozessmanagement in Kommunen in Baden-Württemberg“ diskutieren Marian Schreier, Bürgermeister der Stadt Tengen und Florian Kurz, Vorstand unseres newcities Partners bamero AG über das Für und Wider der Digitalisierung.



Die Situation: Jährlich neue Anforderungen an Ihre Verwaltung

Onlinezugangsgesetz (OZG) bis zum Ende 2022, Datenschutz (DSGVO) seit Mai 2018 und zum Start 2021 die Änderung des Umsatzsteuergesetzes.

Der Rahmen für Ihre Verwaltungsprozesse ändert sich kontinuierlich. Neue gesetzliche Anforderungen in fast allen Ämtern wollen berücksichtigt sein – und zudem wird der Wunsch nach mehr „Digitalisierung“ lauter.

Herausforderung für Kommunen: Viele komplexe Verwaltungsprozesse!

In jeder Verwaltung gibt es eine Vielzahl unterschiedlichster Prozesse, projektähnliche Tätigkeiten und Projekte. Allein schon deren Vielfalt und die mit diesen Arbeitsabläufen verknüpften Ansprüche, sind sehr gute Gründe für die Einführung eines konsequenten und durchgängigen Projekt- und Prozessmanagements.

Ihrer Verwaltung fehlt der Überblick über alle Prozesse und Projekte – ein gezieltes Vorgehen und Steuern scheint unmöglich?

Die Fragestellung: Ein zentrales kommunales Register

Wäre es nicht …

… zielführender, alle Informationen über Prozesse und deren Abläufe in einem zentralen Prozessregister zu finden?

… erfolgsversprechender, wenn alle Angestellten ohne fachliches und technisches Know-how dieses Register befüllen sowie auswerten können?

… entlastender, wenn Sie eine stetige Übersicht über alle Projekte und deren Fertigstellungsgrad hätten

Die Antwort: Ein zentrales Projekt- und Prozessregister

Stellen Sie sich vor, Sie hätten in Ihrer Verwaltung ein einheitliches Register für Verwaltungsprozesse und IT, auf das alle Fachämter und Experten zugreifen können.

Ihre Verwaltung ist ab diesem Zeitpunkt in der Lage:

Wissen bewahren und vermitteln
Verlässliche fachliche Personalentwicklung, schnelle Wissensvermittlung und die stets präsente Notwendigkeit zur Risikovermeidung erfordern eine systematische Dokumentation und Pflege der Prozesse und Projekte. Eine barrierefreie Bereitstellung aller relevanten Informationen an die Beteiligten, würde diese Aufgabe wesentlich erleichtern.


Projekte erfolgreich durchführen
Kleine und große, einfache und komplexe Projekte verschiedenster Art stehen immer auf der Tagesordnung. In jeder Verwaltung. Jeden Tag. Es braucht eine sehr flexible EDV-Lösung, um jedes Projekt für sich in angemessener Tiefe bearbeiten und es zu einem erfolgreichen Abschluss führen zu können.


Prozesse dokumentieren und leben
Sie müssen Ihre Verwaltungsprozesse vollständig dokumentieren. Diese Dokumentationen laufend aktuell halten und verlässlich an alle Prozessbeteiligten vermitteln. Wir sprechen hier nicht mehr von einer Option, sondern einer unweigerlichen gesetzlichen Verpflichtung. Es gilt Schaden und Organisationsverschulden zu vermeiden.


E-Government-Projekte bewältigen
Das E-Government-Gesetz zwingt jede Verwaltung dazu, sich im Detail mit all ihren Prozessen auseinander zu setzen und diese ganzheitlich zu betrachten. Ebenso zu analysieren, zu dokumentieren und laufend zu aktualisieren. Nur so werden diese anspruchsvollen Projekte gelingen.


Datenschutzanforderungen erfüllen
Grundvoraussetzung für den Datenschutz ist die genaue Analyse aller Ihrer Verwaltungsprozesse. Jede Prozessbeschreibung braucht detaillierte Hinweise zum konkreten Handeln im Sinne des Datenschutzes. So erfüllen Sie die Anforderungen der EU-DSGVO in Prozessen sowie Projekten und steigern die Chancen, Haftungs-, Schadensersatz- und Strafansprüche abzuwehren.


IT-Sicherheit fördern
Stets aktuelle und genaue Prozessbeschreibungen und Projektdokumentationen sind die Grundlage für die Auswahl von technisch-organisatorischen Maßnahmen für die IT-Sicherheit, zur Risikoabwehr und zur Abwehr persönlicher Haftungsansprüche durch Organisationsverschulden.

Melden Sie sich etztj zu unserem Webinar „Projekt- und Prozessregister“ an und erfahren Sie, wie einfach auch Ihre Kommune das Thema Prozesse in den Griff bekommt!

Lydia Bremer
Gründungs- und Innovationsbegleiterin
lydia.bremer@newcities.de
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